La proforma es el documento que más usan los negocios en Ecuador para dar precios antes de vender: la piden las ferreterías, los talleres, los constructores, los diseñadores y casi cualquier cliente que quiere comparar antes de decidir. En esta guía te explicamos cómo hacer una proforma paso a paso, qué datos debe tener, cómo calcular el IVA del 15 % y te dejamos un ejemplo listo para copiar.
¿Qué es una proforma?
Una proforma es un documento comercial en el que detallas los productos o servicios que vas a entregar, sus cantidades, precios, impuestos y condiciones, antes de que se concrete la venta. Le sirve a tu cliente para saber exactamente cuánto va a pagar y a ti para dejar por escrito lo que ofreciste.
Proforma, presupuesto y cotización: ¿son lo mismo?
En el día a día, sí. Los tres nombres se usan para un documento con el detalle y el precio de una oferta. En Ecuador es más común decir «proforma»; en otros países se dice «presupuesto» o «cotización». Algunos negocios hacen una pequeña diferencia: la cotización suele ser una lista de precios para comparar, el presupuesto una estimación para un trabajo o servicio, y la proforma una factura previa con precios y condiciones cerradas.
¿Una proforma tiene validez tributaria en Ecuador?
No. La proforma no es un comprobante de venta autorizado por el SRI, así que no reemplaza a la factura ni sirve para declarar impuestos. Es tu oferta de precio. Cuando el cliente la acepta y se concreta la venta, emites tu factura electrónica como siempre. Aun así, una proforma bien hecha te protege: deja por escrito el precio, el alcance del trabajo y el plazo de validez que acordaron.
Qué datos debe tener una proforma
- Datos de tu negocio: nombre o razón social, RUC o cédula, teléfono, correo y, si tienes, tu logo.
- Datos del cliente: nombre o razón social y un contacto.
- Número y fecha: una numeración consecutiva (por ejemplo, PE-0127) te ayuda a dar seguimiento.
- Detalle: cada producto o servicio con cantidad, precio unitario y total por línea.
- Subtotal, descuento, IVA y total: separados y bien visibles.
- Validez: cuántos días se mantiene el precio (lo usual es entre 8 y 30 días).
- Condiciones: forma de pago, anticipo, tiempo de entrega y garantía, si aplica.
Cómo hacer una proforma paso a paso
- Pon tus datos y tu logo. Una proforma con identidad se ve profesional y genera confianza.
- Agrega los datos del cliente y la fecha de emisión.
- Lista lo que ofreces con cantidad y precio unitario. Sé específico: «Pintura interior 45 m²» es mejor que «Pintura».
- Aplica el descuento, si das uno, antes de calcular el IVA.
- Calcula el IVA sobre el subtotal: con la tarifa general del 15 %, multiplica el subtotal por 0,15. Si lo que vendes tiene tarifa 0 %, indícalo.
- Escribe la validez y las condiciones y envíala en PDF o por WhatsApp. Después, da seguimiento para saber si fue aceptada.
Ejemplo de proforma con IVA 15 %
Así se vería una proforma sencilla de una ferretería que cotiza la instalación de un calefón:
| Descripción | Cant. | P. unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Instalación de calefón | 1 | $180.00 | $180.00 |
| Tubería y accesorios | 3 | $25.00 | $75.00 |
| Mano de obra | 1 | $60.00 | $60.00 |
| Subtotal | $315.00 | ||
| IVA 15 % | $47.25 | ||
| Total | $362.25 |
El cálculo es: subtotal de $315.00 × 15 % = $47.25 de IVA, y $315.00 + $47.25 = $362.25 de total. Si hubieras dado un 10 % de descuento, primero restas $31.50 al subtotal y luego calculas el IVA sobre $283.50.
Errores comunes al hacer una proforma
- Usar el IVA del 12 %. Desde abril de 2024 la tarifa general en Ecuador es del 15 %.
- No poner fecha de validez. Si los precios cambian, el cliente puede exigirte un valor que ya no puedes sostener.
- Mandar solo un número por WhatsApp. Un precio suelto en el chat no tiene detalle ni fecha, y se presta a malentendidos.
- Mezclar productos sin detalle. Separa materiales y mano de obra para que el cliente entienda qué está pagando.
- Hacerla a mano o en Excel con fórmulas rotas. Un error de suma te puede costar la venta o tu margen.
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Preguntas frecuentes
¿Cuántos días de validez debe tener una proforma?
No hay un plazo fijo por ley. Lo más común es entre 8 y 30 días, según qué tan rápido cambien tus precios. Escríbelo siempre en el documento.
¿La proforma debe llevar IVA?
Sí, lo recomendable es mostrar el subtotal, el IVA y el total por separado, para que tu cliente sepa cuánto pagará al recibir la factura.
¿Puedo hacer una proforma desde el celular?
Sí. Con Presupuesto Express la creas desde el navegador del celular y la envías por WhatsApp sin instalar ninguna aplicación.